業務支援サービスのメリット

業務支援という言葉には幅広い内容が含まれますが、一般的にはルーチンワークなどの単純な作業を外注化または機械化し、コストを削減する仕組みを指します。たとえば日々の業務で発生する受注・在庫・発送などの膨大なデータを、端末機に入力し支店間で集計・分析する作業は、ひとつひとつは小さくてもトータルすれば巨大な工数となります。伝票のスキャニングや仕分け、請求書の印刷と発送、帳票類の照合なども、意外に面倒でコストのかかる作業です。これらの非効率な部分を電子化し、必要に応じてアウトソーシングすれば、基幹となる業務だけに集中することができ、コストダウンと仕事の効率化を実現できるでしょう。また従来あいまいだった人件費の内訳を洗い出し、コストを「見える化」できるという点も、業務支援サービスのメリットのひとつと言えます。

どのように業務支援をするかについては

どのような仕事においても、後方から支援する体制が整っていると、最前線で仕事をする人たちが楽になるのは間違いありません。営業担当が外回りをすることが仕事の中心であるなら、外回りのための資料を揃えたり、より快適に回れるように条件を整えておくことが、いわゆる後方部門の人たちがしてあげられる業務支援にほかなりません。そこで何ができるか、何をすれば助かると思ってもらえるかについては、互いの意思疎通が必要でしょう。営業の仕事を知らない人がバックアップするとなれば、ちぐはぐな支援にならないとも限りません。昨今、インターネットという媒体によって仕事が助かることもありますし、もっとアナログな助け方もあると思われます。どんなことをすれば業務支援になるのか、リサーチすることも大切ですし、支援してもらった側も、感謝の気持ちを持つことを忘れないでいたいものです。

業務支援が果たしてくれるものは

仕事の内容によって、できる業務支援はさまざまです。やってもらって助かることもあれば、これは別に必要ない、あるいはやってもらって逆に手間どったといったことも、もしかするとあるかもしれません。大きな会社になればなるほど、業務支援が不可欠ですが、規模の大きさゆえに、誰がどのような仕事をやっているかが不透明になり、何が支援になるかが分かりにくいという側面があります。それを是正するには、一にも二にも風通しを良くすることでしょう。互いにどのような仕事をやっているのかを理解し合うことや、率直にどのようなことが業務支援になるかを伝えることも大事です。そうやってコミュニケーションを取っていく事によって、会社の中の雰囲気も変わってくることでしょう。業務を支援するというのは、単に仕事をしやすくするだけでなく、会社そのものも変えていくのかもしれません。

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